このテンプレートは、Google Chatのスペースを「情報が流れずに蓄積される」構成にするための設計の型です。命名規則・用途別スペース一覧・権限ロール・運用ルールの4点を最初に決めることで、スペースが増えても整理された状態を保てます。そのまま自社の値に置き換えて使えます。
スペースは作るだけなら数クリックで終わります。ただ、設計せずに増やしていくと、半年後には「どこに書けばいいか分からない」「似た名前のスペースが並んでいる」状態になりがちです。そうならないための土台が、命名規則・スペース一覧・権限・運用ルールの4点。以下は、そのまま自社の値に置き換えて使える設計テンプレートです。
1. 命名規則テンプレート
「カテゴリ_対象」の形にすると、一覧で並んだときに用途が分かります。
| カテゴリ | 命名例 | 用途 |
|---|---|---|
| 全社 | 全社_お知らせ | 全社連絡・周知 |
| 部署 | 営業_東日本 | 部署内の連絡・共有 |
| プロジェクト | PJ_サイトリニューアル | プロジェクト単位の作業 |
| 問い合わせ | 問合せ_カスタマー | 外部・社内問い合わせ対応 |
| 通知 | 通知_障害アラート | システム通知の集約 |
2. 用途別スペース一覧テンプレート
スペースを一覧表で管理すると、重複や抜けを把握できます。次の列で台帳を作ります。
| 項目 | 記入する内容 |
|---|---|
| スペース名 | 命名規則に沿った名称 |
| 用途 | 何を扱うスペースか |
| 対象メンバー | 参加する部署・役割 |
| 管理者 | 運用責任者 |
| 通知レベル既定 | すべて / メンションのみ / オフ |
3. 権限ロールテンプレート
| ロール | できること | 対象 |
|---|---|---|
| 管理者 | メンバー管理・設定変更 | 運用責任者 |
| 投稿者 | メッセージ投稿・ファイル共有 | 通常メンバー |
| 閲覧中心 | 閲覧・限定的な投稿 | 参照が主な関係者 |
| 外部ユーザー | 限定スペースのみ参加 | 取引先など（設定により） |
権限の細かさは組織の管理設定に依存します。「管理者を必ず決める」「外部ユーザーの参加範囲を限定する」の2点を徹底するだけでも、運用の事故を大きく減らせます。
4. 運用ルールテンプレート
スペースの説明欄や社内ドキュメントに、次を明記します。
- このスペースの用途（何を書く/書かない）
- 推奨する通知レベル
- メンション・一括メンションの使い方
- ファイルの置き方（Drive連携）
- アーカイブの基準
設計の進め方
- 用途を洗い出す
- 命名規則を決める
- 権限ロールを決める
- 運用ルールを明記する
通知の設計は通知ルールテンプレート、スペースの基本はスペースとはを参照してください。
SakuraAIで支援できること
SakuraAIは、このテンプレートをもとに、自社に合わせたスペース設計・命名規則・権限・運用ルールの策定を支援します。情報が流れて埋もれる状態を、蓄積され検索できる構成へ設計します。
よくある質問
スペースはいくつ作るのが適切ですか？
数の正解はありませんが、「どこに書くか迷わない」ことが基準です。用途が重複するスペースは統合し、使われないものはアーカイブします。少なく始めて、必要に応じて増やすのが安全です。
命名規則はどう決めればいいですか？
「カテゴリ_対象」（例：営業_東日本、PJ_サイトリニューアル）のように、一覧で並んだときに整理されて見える規則にします。先頭をカテゴリにすると並び順で用途が分かります。
全社向けと部署向けはどう分けますか？
全社の連絡・お知らせ用スペースと、部署・プロジェクトの作業用スペースを分けます。全社スペースは通知レベル「メンションのみ」を推奨にするなど、用途に応じた既定を決めると運用が安定します。
参考・一次情報
無料相談
Google Chatの社内定着・運用設計を相談する
導入直後のつまずきを、運用ルールと使い方マニュアルの設計で解消します。
導入・運用を相談する