Googleカレンダー予定をGoogle Chatに通知する方法｜Apps Script実装レシピ

Expert Q&A

カレンダー通知を作る前に確認すること

湯田英也SakuraAI株式会社 代表 / ソフトウェアエンジニア

Q. 最初に作るなら日次一覧と会議前通知のどちらですか？

A. 日次一覧です。1日1回なら通知量と重複を管理しやすく、チーム用カレンダーで効果を確認できます。会議前通知は、誰に何分前に知らせるかを決めてから追加します。

Q. 個人の予定タイトルをチームChatへ流してよいですか？

A. 原則として流しません。個人カレンダーには面談、通院、顧客名などが入ります。共有目的なら専用のチームカレンダーを作るか、タイトルを予定ありへ置き換えます。

Q. 更新トリガーで変更された予定をすぐ取れますか？

A. トリガーから分かるのは、対象カレンダーで更新が起きたことまでです。どの予定がどう変わったかはCalendar APIの増分同期で取得します。

Googleカレンダーの通知は、予定を取得してChatへ投稿するだけなら短いコードで作れます。難しいのは、通知する範囲です。個人予定のタイトルをどこまで見せるか、変更や削除をどう扱うか、同じ予定を何度も通知しないかを決める必要があります。

この記事では、当日予定の一覧を基本形にして、開始前リマインドと変更通知の違いまで整理します。Webhookの準備はWebhookの使い方、Apps Scriptの基礎はApps Scriptで通知する方法も参照してください。

一つ立場をはっきりさせておくと、予定をたくさん通知するのが良い通知ではありません。チーム用カレンダーから必要な情報だけをまとめて送る——ここを外すと、個人の予定タイトルが漏れたり、通知が増えて誰も見なくなったりします。

3つの通知方式を分ける

この記事の実装例は日次一覧です。開始前リマインドは通知済み状態の保存が必要になり、変更通知はCalendar APIの増分同期が必要です。要件が違うため、同じ関数へ詰め込みません。

日次一覧の処理フロー

予定1件につき1投稿すると通知が増えるため、日次一覧は1つのメッセージへまとめます。予定の詳細確認はCalendarへ戻し、Chatを予定情報の正本にしません。

対象カレンダーと公開範囲を決める

通知先より先に、どのカレンダーを対象にするかを決めます。

個人カレンダーの内容をチームへ出す必要がある場合も、初期設定ではタイトルを予定ありに置き換えます。予定の説明、参加者、添付、Meet URLは、業務上必要な場合だけ追加します。

Webhookと設定値を用意する

ブラウザ版Google Chatで通知先スペースを開き、アプリとインテグレーションから受信Webhookを追加します。Webhook URLはApps ScriptのスクリプトプロパティへCHAT_WEBHOOK_URLとして保存します。

対象カレンダーのIDもCALENDAR_IDとして保存します。コードへ直接書かず、環境ごとに設定を切り替えられるようにします。

当日の予定をまとめて通知する

次のコードは、指定カレンダーの当日予定を取得し、1つのChatメッセージへまとめます。SHOW_TITLESをfalseにすると、タイトルを予定ありへ置き換えます。

const SHOW_TITLES = false;

function notifyTodayEvents() {
  const properties = PropertiesService.getScriptProperties();
  const calendarId = properties.getProperty('CALENDAR_ID');

  if (!calendarId) {
    throw new Error('CALENDAR_IDが設定されていません。');
  }

  const calendar = CalendarApp.getCalendarById(calendarId);
  if (!calendar) {
    throw new Error('対象カレンダーが見つからないか、権限がありません。');
  }

  const events = calendar.getEventsForDay(new Date())
    .sort((a, b) => a.getStartTime().getTime() - b.getStartTime().getTime());
  const timeZone = calendar.getTimeZone();
  const dateLabel = Utilities.formatDate(new Date(), timeZone, 'M月d日');

  const lines = events.length === 0
    ? ['予定はありません。']
    : events.map((event) => formatEvent(event, timeZone));

  sendToChat([
    `*${dateLabel}の予定*`,
    ...lines,
  ].join('\n'));
}

function formatEvent(event, timeZone) {
  const time = event.isAllDayEvent()
    ? '終日'
    : Utilities.formatDate(event.getStartTime(), timeZone, 'HH:mm');
  const title = SHOW_TITLES
    ? truncate(event.getTitle(), 80)
    : '予定あり';

  return `${time} ${title}`;
}

function truncate(value, maxLength) {
  const text = String(value || '名称未設定');
  return text.length <= maxLength
    ? text
    : `${text.slice(0, maxLength)}...`;
}

function sendToChat(message) {
  const url = PropertiesService.getScriptProperties()
    .getProperty('CHAT_WEBHOOK_URL');

  if (!url) {
    throw new Error('CHAT_WEBHOOK_URLが設定されていません。');
  }

  const response = UrlFetchApp.fetch(url, {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json; charset=UTF-8',
    payload: JSON.stringify({ text: message }),
    muteHttpExceptions: true,
  });

  const status = response.getResponseCode();
  if (status < 200 || status >= 300) {
    throw new Error(`Chat通知に失敗しました。HTTP ${status}`);
  }
}

getCalendarByIdは、カレンダーが存在しない場合だけでなく、実行者がアクセスできない場合や購読していない場合もnullを返します。取得結果を確認せずに処理を続けないようにします。

時間主導トリガーを設定する

Apps Scriptのトリガー画面からnotifyTodayEventsを時間主導トリガーへ登録します。毎朝の予定共有なら、日付ベースのタイマーで希望する時間帯を選びます。

Google公式では、時間主導トリガーの実行時刻は指定時間帯の中で多少ずれると案内されています。8時台の通知には使えますが、8時00分ちょうどの実行を前提にしません。

インストール型トリガーは作成者の権限で実行されます。作成者の退職やアカウント停止で止まらないよう、所有者、対象カレンダー、プロパティ、通知先を引き継ぎ資料へ残します。

会議前リマインドでは重複を防ぐ

会議前リマインドは、5分ごとなど短い間隔で対象期間を検索します。同じ予定が複数回の検索窓に入るため、予定IDと開始時刻を組み合わせたキーを保存します。

予定時刻が変更された場合、同じ予定IDでも開始時刻が変わります。開始時刻をキーへ含めれば、変更後の時刻で再通知できます。中止予定や繰り返し予定の扱いもテストが必要です。

変更通知には増分同期が必要

Apps Scriptのカレンダー更新トリガーは、予定が作成、編集、削除されたときに動きます。ただし、イベントオブジェクトから分かるのは対象カレンダーIDまでで、どの予定がどう変わったかは分かりません。

Google公式が案内する変更検知の流れは次のとおりです。

1. Calendarの高度なサービスを有効にする
2. 対象カレンダーを初回同期する
3. 取得したnextSyncTokenを保存する
4. 更新トリガーが動いたら、保存済みトークンで増分同期する
5. 作成、更新、削除された予定を判定する
6. 新しいnextSyncTokenへ更新する
7. 410でトークンが無効になった場合は完全同期し直す

テストで確認する項目

本番運用で見る指標

Apps Scriptの実行履歴と失敗通知を確認し、Calendar、URL Fetch、トリガーの割り当ても公式資料で確認します。大量の予定を同じスペースへ1件ずつ送らず、一覧へ集約します。

Apps Script方式が向かないケース

• 秒単位の正確な通知時刻が必要
• 大量のカレンダーを組織横断で監視する
• 変更前後の履歴を監査対象として保存する
• 通知の再送、配信保証、失敗キューが必要
• 複数のシステムへ同じ予定イベントを配信する

この場合は、Calendar API、Cloud Scheduler、キュー、データベース、監視基盤を含めて設計します。Apps Scriptは小規模な日次共有には向きますが、厳密なイベント配信基盤ではありません。

専門家に聞く運用判断

Expert Q&A

公開前に湯田へ確認すること

湯田英也SakuraAI株式会社 代表 / ソフトウェアエンジニア

Q. どのカレンダーから始めますか？

A. 個人カレンダーではなく、目的と閲覧者が決まっているチーム用カレンダーです。当日の予定を1日1回まとめ、通知量と公開範囲を確認します。

Q. 予定の説明をAIで要約して通知してもよいですか？

A. 説明欄には機密情報が入りやすいため、最初からAIへ渡しません。要約が本当に必要な用途だけを選び、入力範囲、保存先、誤要約時の確認方法を決めます。

Q. 会議前リマインドが二重に飛びます。なぜ？

A. 多くは、同じ予定に対してリマインド送信済みかどうかを記録していないためです。予定IDと通知種別を組みにして『送ったか』を保存し、送る前に確認する。これだけで重複はほぼ止まります。タイムゾーンの取り違えも時刻ずれの定番なので、あわせて確認してください。

Q. 運用を始めてから何を改善しますか？

A. 通知の件数ではなく、失敗・重複・非公開情報の誤掲載・時刻ずれを見ます。使われない通知を増やすより、対象カレンダーとタイミングを絞るほうが、結局よく読まれます。

関連レシピ

日程調整と予定作成まで含めた設計はカレンダー日程調整の自動化、フォーム回答の通知はフォーム回答をChatに通知する方法、Drive更新の通知はDrive更新をChatに通知する方法を参照してください。

SakuraAIで支援できること

SakuraAIは、Googleカレンダーの日次共有、会議前リマインド、変更検知、Google Chat通知を設計・実装します。通知を作るだけで終わらせず、公開範囲、タイムゾーン、重複防止、増分同期、失敗監視、担当者の引き継ぎまで含めて構築します。

Reviewed by

監修者: 湯田英也

SakuraAI株式会社 代表 / ソフトウェアエンジニア

Google Chatの導入・移行、Google Workspace連携、Google Chat API / Webhook / Bot、Gmail・Meet・Drive・Calendarをまたぐ業務自動化領域を監修しています。

Google公式情報、各プロダクトの仕様、実務での運用・開発観点をもとに、企業が導入判断・運用設計・自動化設計を行える内容になるよう確認しています。

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