Google Drive更新をGoogle Chatに通知する方法｜Apps Script実装レシピ

Expert Q&A

Drive通知を作る前に確認すること

湯田英也SakuraAI株式会社 代表 / ソフトウェアエンジニア

Q. 最初にどのフォルダを監視しますか？

A. 更新を見落としたときの影響が大きく、閲覧者が決まっている共有フォルダです。Drive全体ではなく、承認待ちや公開準備など、次の行動が明確な1フォルダから始めます。

Q. 更新のたびに1件ずつ通知すべきですか？

A. 通常はまとめます。短時間の編集で何度も更新日時が変わるため、ファイル単位で投稿すると通知疲れが起きます。一定間隔の更新件数と確認先を1件に集約します。

Q. DriveAppだけで更新監査までできますか？

A. できません。更新日時は取れますが、誰が何を変えたか、削除や権限変更を厳密に追う用途には足りません。変更フィード、Drive Activity、管理者監査を使い分けます。

Google Driveの資料更新をChatへ知らせる仕組みは、共有漏れを減らせます。一方、ファイル名とリンクを変更のたびに投稿すると、機密情報の拡散と通知疲れを招きます。

この記事では、対象フォルダ直下の更新を定期確認する小規模な構成を基本にして、変更フィード、プッシュ通知、操作履歴との違いまで整理します。Webhookの準備はWebhookの使い方、Apps Scriptの基礎はApps Scriptで通知する方法も参照してください。

先に立場をはっきりさせておくと、Drive全体を監視するのはおすすめしません。更新は絶えず起きるので、全部を追うと通知が洪水になります。行動が必要な重要フォルダに絞る——これが実運用でうまくいく前提です。

Drive更新通知の4つの方式

プッシュ通知の本文に変更内容がすべて入るわけではありません。Google公式資料では、変更通知を受けた後に変更フィードを取得する構成が案内されています。誰が変更したかを知りたい場合は、Drive Activity APIなど別の情報源が必要です。

Apps Script方式の処理フロー

前回確認時刻ではなく、前回の通知処理が成功した時刻を保存します。Chat送信に失敗した場合は時刻を進めず、次回実行で同じ更新を再確認します。

通知対象を決める

Drive全体の更新通知は、ほとんどの場合、多すぎます。ファイルが変わったら誰が何をするのかを基準に対象を選びます。

更新があったという事実だけでは、通知の価値は低いです。確認者と次の行動が決まっているフォルダだけを対象にします。

Chatへ載せる情報を決める

ファイルを開けない人にもファイル名は見えます。リンク先の権限だけでなく、Chat本文へ何を複製するかを確認します。

Webhookと設定値を用意する

ブラウザ版Google Chatで通知先スペースを開き、アプリとインテグレーションから受信Webhookを追加します。Webhook URLはApps ScriptのスクリプトプロパティへCHAT_WEBHOOK_URLとして保存します。

監視対象フォルダのIDもFOLDER_IDとして保存します。コードへ直接書かず、テスト環境と本番環境で切り替えられるようにします。

直下フォルダの更新をまとめて通知する

次のコードは、対象フォルダ直下のファイルを確認し、前回成功時刻より後に更新された件数を1つのメッセージへまとめます。初回実行では現在時刻だけを保存し、過去ファイルを一括通知しません。

const LAST_SUCCESS_KEY = 'DRIVE_LAST_SUCCESS_AT';
const SHOW_FILE_NAMES = false;
const MAX_NAMES = 20;

function checkFolderUpdates() {
  const lock = LockService.getScriptLock();
  if (!lock.tryLock(1000)) {
    console.log('別のDrive確認処理が実行中です。');
    return;
  }

  try {
    const properties = PropertiesService.getScriptProperties();
    const folderId = properties.getProperty('FOLDER_ID');
    if (!folderId) {
      throw new Error('FOLDER_IDが設定されていません。');
    }

    const runStartedAt = new Date();
    const lastSuccessValue = properties.getProperty(LAST_SUCCESS_KEY);
    if (!lastSuccessValue) {
      properties.setProperty(LAST_SUCCESS_KEY, runStartedAt.toISOString());
      console.log('初回チェックポイントを保存しました。');
      return;
    }

    const lastSuccessAt = new Date(lastSuccessValue);
    if (Number.isNaN(lastSuccessAt.getTime())) {
      throw new Error('前回成功時刻の形式が不正です。');
    }

    const folder = DriveApp.getFolderById(folderId);
    const files = folder.getFiles();
    const updatedNames = [];
    let updatedCount = 0;

    while (files.hasNext()) {
      const file = files.next();
      const updatedAt = file.getLastUpdated();
      const isInWindow = updatedAt > lastSuccessAt
        && updatedAt <= runStartedAt;

      if (!isInWindow) continue;

      updatedCount += 1;
      if (SHOW_FILE_NAMES && updatedNames.length < MAX_NAMES) {
        updatedNames.push(truncate(file.getName(), 100));
      }
    }

    if (updatedCount > 0) {
      const folderUrl = `https://drive.google.com/drive/folders/${folderId}`;
      const lines = [
        '*Drive更新のお知らせ*',
        `更新ファイル: ${updatedCount}件`,
        ...updatedNames.map((name) => `- ${name}`),
        updatedCount > updatedNames.length && SHOW_FILE_NAMES
          ? `- ほか${updatedCount - updatedNames.length}件`
          : '',
        `確認先: ${folderUrl}`,
        '次の行動: 担当者が更新内容を確認',
      ].filter(Boolean);

      sendToChat(lines.join('\n'));
    }

    properties.setProperty(LAST_SUCCESS_KEY, runStartedAt.toISOString());
  } finally {
    lock.releaseLock();
  }
}

function truncate(value, maxLength) {
  const text = String(value || '名称未設定');
  return text.length <= maxLength
    ? text
    : `${text.slice(0, maxLength)}...`;
}

function sendToChat(message) {
  const url = PropertiesService.getScriptProperties()
    .getProperty('CHAT_WEBHOOK_URL');

  if (!url) {
    throw new Error('CHAT_WEBHOOK_URLが設定されていません。');
  }

  const response = UrlFetchApp.fetch(url, {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json; charset=UTF-8',
    payload: JSON.stringify({ text: message }),
    muteHttpExceptions: true,
  });

  const status = response.getResponseCode();
  if (status < 200 || status >= 300) {
    throw new Error(`Chat通知に失敗しました。HTTP ${status}`);
  }
}

このコードは対象フォルダ直下だけを確認します。子フォルダを再帰的にたどる処理は、ファイル数が多いとApps Scriptの実行時間や割り当てへ影響します。共有ドライブや大規模フォルダでは、Drive APIの利用を検討します。

時間主導トリガーを設定する

Apps Scriptのトリガー画面からcheckFolderUpdatesを時間主導トリガーへ登録します。通知の緊急度とファイル更新量から実行間隔を選びます。

Apps Scriptの時間主導トリガーは、作成者の権限で実行されます。作成者の退職や権限変更で止まらないよう、所有者、対象フォルダ、設定値、通知先を引き継ぎ資料へ残します。

DriveAppの全体検索を使う場合

DriveApp.searchFilesは、Apps ScriptのDriveサービスが使うDrive API v2形式の検索条件を受け取ります。Google公式資料でも、v3とは項目名が異なる点が明記されています。

const since = new Date(Date.now() - 60 * 60 * 1000);
const query = `modifiedDate > "${since.toISOString()}" and trashed = false`;
const files = DriveApp.searchFiles(query);

この検索は手軽ですが、実行ユーザーから見える広い範囲が対象になります。重要フォルダだけを通知する用途では、フォルダを指定する方が公開範囲を制御しやすくなります。

削除・移動まで追うなら変更フィードを使う

Drive APIのchangesコレクションは、ユーザーから見えるファイルの変更を効率よく追跡する仕組みです。

1. changes.getStartPageTokenで開始トークンを取得する
2. トークンを安全に保存する
3. changes.listで変更をページ単位に取得する
4. nextPageTokenがある間は続きのページを処理する
5. 最終ページのnewStartPageTokenを次回用に保存する
6. 変更情報から対象フォルダと通知条件を絞る

変更フィードは現在のファイル状態を返します。変更前後の内容比較や、誰が変更したかの詳細が必要なら、状態の保存やDrive Activity APIを組み合わせます。

プッシュ通知は変更内容を直接送らない

Drive APIのプッシュ通知を使うには、GoogleからのHTTPS POSTを受け取るサーバーと通知チャネルが必要です。通知チャネルには有効期限があり、自動更新されないため、期限前に新しいチャネルへ入れ替えます。

プッシュ通知は、Apps ScriptのWebhook URLやGoogle ChatのWebhook URLへ直接つなぐだけの機能ではありません。受信、検証、差分取得、チャネル更新、失敗監視を持つ連携基盤として設計します。

誰が何を変えたかは別に確認する

Drive Activity APIは、操作の詳細、実行者、対象などを含む最近のアクティビティを照会できます。対象ファイルやフォルダ配下へ絞ることもできます。

ただし、認証したユーザーから見える履歴だけが対象です。組織全体の監査や外部共有の監視では、Google Workspace管理者向けの監査機能と保持方針も確認します。

テストで確認する項目

本番運用で見る指標

Apps Scriptの実行履歴と失敗通知を確認し、Drive、URL Fetch、トリガーの割り当ても公式資料で確認します。更新がない日も実行成功を監視できるようにします。

Apps Script方式が向かないケース

• 削除、移動、権限変更を厳密に追跡する
• 誰が何を変更したかを監査記録にする
• 大量のファイルや共有ドライブを組織横断で監視する
• 数秒単位の検知、再送、配信保証が必要
• 複数システムへ変更イベントを配信する

この場合は、Drive APIの変更フィード、プッシュ通知、Drive Activity API、管理者監査、キュー、データベース、監視基盤を含めて設計します。Apps Scriptの更新日時確認は、小規模な状況共有に向く方法です。

専門家に聞く運用判断

Expert Q&A

公開前に湯田へ確認すること

湯田英也SakuraAI株式会社 代表 / ソフトウェアエンジニア

Q. どの更新から通知を始めますか？

A. 更新後に承認や公開作業が必要なフォルダです。Drive全体ではなく、通知を見た人の次の行動が一つに決まる範囲へ絞ります。

Q. AIでファイル内容を要約してChatへ送ってもよいですか？

A. 最初からは行いません。まず更新件数と確認先だけで運用し、要約が必要な文書種別だけを選びます。入力範囲、保存先、権限、誤要約時の確認も必要です。

Q. 削除や移動も通知したいのですが？

A. DriveApp の更新日時ベースでは、削除や移動、権限変更まではきれいに拾えません。ここまで追うなら、Drive APIの変更フィードやDrive Activity APIに切り替える必要があります。まず更新通知から始めて、監査要件が出てきたら移行するのが現実的です。

Q. 運用を始めてから何を改善しますか？

A. 通知の数ではなく、見落とし・重複・誤掲載・確認までの時間を見ます。通知が多いと感じたら、本文を短くする前に、監視対象のフォルダと『見た人の次の行動』を絞るほうが効きます。

関連レシピ

Driveの分類、命名、権限まで含めた設計はDrive自動整理、フォーム回答の通知はフォーム回答をChatに通知する方法、予定の通知はカレンダー予定をChatに通知する方法を参照してください。

SakuraAIで支援できること

SakuraAIは、Google Driveの更新検知、変更フィード、Drive Activity、Google Chat通知を設計・実装します。通知を作るだけで終わらせず、監視範囲、権限、チェックポイント、重複防止、チャネル更新、失敗監視、担当者の引き継ぎまで含めて構築します。

Reviewed by

監修者: 湯田英也

SakuraAI株式会社 代表 / ソフトウェアエンジニア

Google Chatの導入・移行、Google Workspace連携、Google Chat API / Webhook / Bot、Gmail・Meet・Drive・Calendarをまたぐ業務自動化領域を監修しています。

Google公式情報、各プロダクトの仕様、実務での運用・開発観点をもとに、企業が導入判断・運用設計・自動化設計を行える内容になるよう確認しています。

GitHubLinkedInX

プロフィール