Googleフォーム回答をGoogle Chatに通知する方法｜Apps Script実装レシピ

Expert Q&A

フォーム通知を作る前に確認すること

湯田英也SakuraAI株式会社 代表 / ソフトウェアエンジニア

Q. フォーム回答は全部Chatへ流した方が便利ですか？

A. 便利に見えますが、個人情報が複製され、通知も読みにくくなります。Chatには初動に必要な情報だけを載せ、詳しい回答は権限を絞った回答先で確認する形がよいです。

Q. フォームとスプレッドシートのどちらにスクリプトを置きますか？

A. 質問単位で回答を扱うならフォーム紐づけ、行追加や受付台帳と一緒に処理するならスプレッドシート紐づけです。どちらでも作れますが、イベントオブジェクトが違うので途中で混ぜません。

Q. Webhookだけで問い合わせ管理は完結しますか？

A. 完結しません。Webhookは知らせるところまでです。担当、状態、期限、対応履歴はスプレッドシートやCRMなど別の正本で管理します。

問い合わせや申込の回答は、届いたことより、誰がいつ対応するかが重要です。Google Chat通知を入れると初動は速くなりますが、回答全文を貼るだけでは、情報漏えいと通知疲れを増やします。

この記事では、フォーム回答の取得方法、通知項目、振り分け、失敗監視までを一つの流れで整理します。Webhookの準備はWebhookの使い方、Apps Scriptの基礎はApps Scriptで通知する方法も参照してください。

立場をはっきりさせておくと、Chatは通知先で、回答の正本はフォームの回答先（スプレッドシートなど）です。この境界を引かずに回答全文をChatへ流すと、個人情報が複製され、通知も読みにくくなります。

まず決める構成

同じフォーム送信トリガーでも、スクリプトを置く場所で回答の受け取り方が変わります。

このページでは、質問単位で通知項目を選びやすいフォーム紐づけ方式を使います。回答先シートで受付番号を発行したい場合は、シート紐づけ方式に寄せた方が管理しやすくなります。

通知の処理フロー

Chatを回答データの保管場所にしないことが、この構成のポイントです。通知を削除しても回答は残り、Chatの閲覧者へ必要以上の情報を見せずに済みます。

通知項目を決める

実装前に、何を送るかを決めます。最初から全項目を通知すると、後から削る判断が難しくなります。

Webhookを用意する

ブラウザ版Google Chatで通知先スペースを開き、アプリとインテグレーションから受信Webhookを追加します。組織の設定によっては、管理者がWebhookの利用を許可している必要があります。

発行されたURLには秘密のkeyとtokenが含まれます。コードへ直書きせず、Apps ScriptのスクリプトプロパティにCHAT_WEBHOOK_URLとして保存します。公開リポジトリ、ログ、Chat本文へ貼り付けてはいけません。

Apps Scriptを実装する

対象フォームからApps Scriptを開き、次のコードを追加します。通知する質問はCHAT_FIELDSで明示し、フォームの全回答をそのまま送らない構成です。

const CHAT_FIELDS = ['お問い合わせ種別', '会社名', 'お問い合わせ内容'];

function onFormSubmit(e) {
  if (!e || !e.response) {
    throw new Error('フォーム送信トリガーから実行してください。');
  }

  const answers = new Map(
    e.response.getItemResponses().map((itemResponse) => [
      itemResponse.getItem().getTitle(),
      formatAnswer(itemResponse.getResponse()),
    ]),
  );

  const submittedAt = Utilities.formatDate(
    e.response.getTimestamp(),
    Session.getScriptTimeZone(),
    'yyyy-MM-dd HH:mm',
  );

  const lines = [
    '*新しいフォーム回答*',
    `受付日時: ${submittedAt}`,
    ...CHAT_FIELDS
      .filter((title) => answers.has(title))
      .map((title) => `${title}: ${truncate(answers.get(title), 200)}`),
  ];

  sendToChat(lines.join('\n'));
}

function formatAnswer(value) {
  return Array.isArray(value) ? value.join(', ') : String(value || '未入力');
}

function truncate(value, maxLength) {
  return value.length <= maxLength
    ? value
    : `${value.slice(0, maxLength)}...`;
}

function sendToChat(message) {
  const url = PropertiesService.getScriptProperties()
    .getProperty('CHAT_WEBHOOK_URL');

  if (!url) {
    throw new Error('CHAT_WEBHOOK_URLが設定されていません。');
  }

  const response = UrlFetchApp.fetch(url, {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json; charset=UTF-8',
    payload: JSON.stringify({ text: message }),
    muteHttpExceptions: true,
  });

  const status = response.getResponseCode();
  if (status < 200 || status >= 300) {
    throw new Error(`Chat通知に失敗しました。HTTP ${status}`);
  }
}

質問タイトルをキーにしているため、同じタイトルを複数の設問で使わないようにします。質問名を変更した場合はCHAT_FIELDSも更新します。

インストール型トリガーを設定する

onFormSubmitは、フォーム送信元のインストール型トリガーに登録します。

1. Apps Scriptのトリガー画面を開く
2. 実行する関数にonFormSubmitを選ぶ
3. イベントのソースにフォームからを選ぶ
4. イベントの種類にフォーム送信時を選ぶ
5. 保存し、必要な権限を承認する

インストール型トリガーは、作成者のアカウント権限で動きます。担当者の退職やアカウント停止で運用が止まらないよう、所有者と引き継ぎ方法を決めておきます。

エディタの実行ボタンからonFormSubmitを直接動かすと、eが渡されず失敗します。フォームからテスト回答を送信して確認してください。

回答先スプレッドシートで処理する場合

回答先シートに紐づける場合は、e.namedValuesまたはe.valuesを使います。Google公式のイベントオブジェクト資料でも、スプレッドシートのフォーム送信イベントにこれらの値が定義されています。

function onFormSubmitFromSheet(e) {
  const values = e.namedValues;
  const category = (values['お問い合わせ種別'] || ['未分類'])[0];
  const company = (values['会社名'] || ['未入力'])[0];

  sendToChat([
    '*新しいフォーム回答*',
    `種別: ${category}`,
    `会社名: ${company}`,
  ].join('\n'));
}

フォーム紐づけのe.responseと、シート紐づけのe.namedValuesを同じコードで扱おうとすると、テストしにくくなります。関数を分け、どのトリガーから呼ばれるかを明示します。

回答内容で通知先を分ける

営業、採用、サポートで通知先を分ける場合は、種別ごとにWebhook URLをスクリプトプロパティへ保存します。

function getWebhookUrl(category) {
  const keyByCategory = {
    営業: 'CHAT_WEBHOOK_SALES',
    採用: 'CHAT_WEBHOOK_RECRUITING',
    サポート: 'CHAT_WEBHOOK_SUPPORT',
  };

  const propertyKey = keyByCategory[category] || 'CHAT_WEBHOOK_DEFAULT';
  const url = PropertiesService.getScriptProperties().getProperty(propertyKey);

  if (!url) {
    throw new Error(`${propertyKey}が設定されていません。`);
  }
  return url;
}

通知先を増やしすぎると、誰も見ないスペースが生まれます。分岐を追加する前に、各スペースの担当者、対応時間、未対応の確認方法を決めます。

テストで確認する項目

本番運用で見る指標

Apps Scriptの割り当てやGoogle Chatの送信制限は変更されるため、固定値を前提に設計しません。公式の割り当てページを確認し、Apps Scriptの実行履歴で失敗を監視します。

Webhookの送信が失敗した場合、HTTPステータスを記録し、一時的なエラーには指数バックオフを検討します。重要な受付では、Chat通知の成否にかかわらず回答先へ保存される構成を保ちます。

この方式が向かないケース

• Chat上で承認、差戻し、担当引受まで行いたい
• 大量の回答を短時間に処理し、厳密な再送キューが必要
• 複数組織や多数のスペースへ製品として配布したい
• 通知の配信保証や監査ログを業務要件にしている

この場合は、Webhookだけで広げず、Chatアプリ、Cloud Run、Pub/Sub、チケット管理などを含めて設計します。Webhookは小さく始めるには向きますが、双方向処理や配信保証の仕組みではありません。

運用判断のQ&A

Expert Q&A

公開前に確認すること

湯田英也SakuraAI株式会社 代表 / ソフトウェアエンジニア

Q. 最初に自動化するフォームはどう選びますか？

A. 回答件数の多さより、見落としたときの損失が大きく、担当と次の行動が明確なフォームを選びます。採用応募や営業問い合わせは有力ですが、通知先の責任者を先に決めておくこと。ここが曖昧だと、通知は飛ぶのに誰も動かない状態になります。

Q. AIで回答を要約してからChatへ送ってもいい？

A. 補助としては使えます。ただし条件があって、氏名や連絡先を必要もなく外部モデルへ送らないこと、要約を正本にしないこと、重要な受付では失敗時に元回答へたどれる経路を残すこと。この3つを守れば実用になります。

Q. 通知を入れた後、何を改善しますか？

A. 通知の数ではなく、初回確認までの時間・未対応件数・誤振り分けを見ます。ここが悪いときは、通知文を増やすより、担当と期限がひと目で分かる形に直すほうが効きます。

関連レシピ

メール起点の通知はGmail自動化、Drive更新の通知はDrive更新をChatに通知する方法、双方向処理を含む全体像はGoogle Chat APIの解説を参照してください。

SakuraAIで支援できること

SakuraAIは、Googleフォームの通知、担当別の振り分け、受付台帳、失敗監視まで設計・実装します。Chatへ通知するだけで終わらせず、個人情報の境界、対応状態の正本、運用担当の引き継ぎまで含めて構築します。

Reviewed by

監修者: 湯田英也

SakuraAI株式会社 代表 / ソフトウェアエンジニア

Google Chatの導入・移行、Google Workspace連携、Google Chat API / Webhook / Bot、Gmail・Meet・Drive・Calendarをまたぐ業務自動化領域を監修しています。

Google公式情報、各プロダクトの仕様、実務での運用・開発観点をもとに、企業が導入判断・運用設計・自動化設計を行える内容になるよう確認しています。

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