Gmailの問い合わせをGoogle Chatに通知する方法｜Apps Script実装レシピ

Expert Q&A

Gmail通知を作る前に確認すること

湯田英也SakuraAI株式会社 代表 / ソフトウェアエンジニア

Q. 未読メールを定期検索すれば十分ですか？

A. 十分ではありません。担当者が先に開くと未読条件から外れ、通知されない可能性があります。通知対象ラベルと通知済みラベルを分け、既読かどうかに依存しない構成にします。

Q. メール本文をChatへ載せるべきですか？

A. 原則として全文は載せません。件名、種別、受信日時、次の行動に絞ります。本文には個人情報、契約情報、認証情報が混ざる前提で考えます。

Q. Chat通知だけで問い合わせ管理できますか？

A. できません。Chatは知らせる場所です。担当、期限、状態、返信履歴は共有メールボックス、CRM、チケット、管理表などで管理します。

問い合わせメールを見落とさないためにChatへ通知する。この仕組み自体は小さく作れます。ただし、受信トレイを定期検索して本文を流すだけでは、既読による取りこぼし、二重通知、個人情報の拡散、通知後の放置が起きます。

この記事では、通知対象の決め方から検索、排他制御、成功後のラベル付与、失敗監視までを一つの運用として整理します。基礎はWebhookの使い方とApps Scriptで通知する方法も参照してください。

前提として一つだけ立場をはっきりさせておくと、Chatはあくまで「知らせる場所」で、正本はGmailや業務システム側に置きます。この線を引かずに本文も履歴もChatへ流し込むと、あとで検索も監査もできなくなります。

GmailからChatへ通知する3つの方法

このページでは、少量の問い合わせ通知を短期間で始めるApps Script方式を扱います。数秒単位の即時性、厳密な再送、監査ログが必要なら、最初からCloud基盤を検討します。

通知フロー

Chatへの送信に失敗した場合は、通知済みラベルを付けません。次回実行で再び対象になります。一方、送信後にラベル付けだけ失敗すると重複通知の可能性が残るため、重要業務ではイベントIDを持つ台帳やキューが必要です。

通知対象をGmailフィルタで決める

Apps Scriptへ複雑な分類処理を詰め込む前に、Gmailフィルタで対象メールへChat通知_問い合わせラベルを付けます。

is:unreadは通知対象の条件に使いません。人が先に開く、モバイルで既読になる、別の自動処理が既読化するといった状況で、対象から外れるためです。

Chatへ送る情報を決める

メールには、本文以外にも個人情報や機密情報が含まれます。通知先スペースの参加者全員に見せる必要があるかを項目ごとに判断します。

Gmailのスレッドリンクは、Chat参加者全員が開けるとは限りません。チームで問い合わせを扱うなら、共有メールボックス、Googleグループ、CRM、チケット管理など、共同で参照できる正本を先に決めます。

Webhookを用意する

ブラウザ版Google Chatで通知先スペースを開き、アプリとインテグレーションから受信Webhookを追加します。Webhook URLには秘密のkeyとtokenが含まれるため、Apps ScriptのスクリプトプロパティへCHAT_WEBHOOK_URLとして保存します。

Apps Scriptを実装する

次のコードは、専用ラベルが付き、通知済みラベルがないスレッドを最大20件取得します。同時実行による重複を減らすため、スクリプトロックを使います。

const SOURCE_LABEL = 'Chat通知_問い合わせ';
const DONE_LABEL = 'Chat通知済み';

function notifyInquiries() {
  const lock = LockService.getScriptLock();
  if (!lock.tryLock(1000)) {
    console.log('別の通知処理が実行中です。');
    return;
  }

  try {
    const sourceLabel = GmailApp.getUserLabelByName(SOURCE_LABEL);
    if (!sourceLabel) {
      throw new Error(`${SOURCE_LABEL}ラベルがありません。`);
    }

    const doneLabel = GmailApp.getUserLabelByName(DONE_LABEL)
      || GmailApp.createLabel(DONE_LABEL);
    const query = `label:${SOURCE_LABEL} -label:${DONE_LABEL} newer_than:7d`;
    const threads = GmailApp.search(query, 0, 20).reverse();

    threads.forEach((thread) => {
      const messages = thread.getMessages();
      const latest = messages[messages.length - 1];
      const receivedAt = Utilities.formatDate(
        latest.getDate(),
        Session.getScriptTimeZone(),
        'yyyy-MM-dd HH:mm',
      );

      const text = [
        '*新しい問い合わせ*',
        `受信日時: ${receivedAt}`,
        `件名: ${truncate(latest.getSubject(), 120)}`,
        '次の行動: 受付担当が正本を確認',
      ].join('\n');

      sendToChat(text);
      thread.addLabel(doneLabel);
    });
  } finally {
    lock.releaseLock();
  }
}

function truncate(value, maxLength) {
  const text = String(value || '件名なし');
  return text.length <= maxLength
    ? text
    : `${text.slice(0, maxLength)}...`;
}

function sendToChat(message) {
  const url = PropertiesService.getScriptProperties()
    .getProperty('CHAT_WEBHOOK_URL');

  if (!url) {
    throw new Error('CHAT_WEBHOOK_URLが設定されていません。');
  }

  const response = UrlFetchApp.fetch(url, {
    method: 'post',
    contentType: 'application/json; charset=UTF-8',
    payload: JSON.stringify({ text: message }),
    muteHttpExceptions: true,
  });

  const status = response.getResponseCode();
  if (status < 200 || status >= 300) {
    throw new Error(`Chat通知に失敗しました。HTTP ${status}`);
  }
}

GmailApp.search(query, start, max)のページ指定を使い、一度に取得する件数を制限しています。Google公式資料でも、スレッド全体のサイズが大きい場合は範囲を指定する検索が案内されています。

時間主導トリガーを設定する

Apps Scriptのトリガー画面から、notifyInquiriesを時間主導トリガーへ登録します。Google公式では、時間主導トリガーは最短で毎分実行できますが、厳密な時刻での実行は保証されません。

インストール型トリガーは、作成者のアカウント権限で動きます。作成者の退職やアカウント停止で止まらないよう、所有者、引き継ぎ、実行権限を運用資料へ残します。

担当別に振り分ける

振り分けは、Apps Scriptで本文を解析する前に、Gmailフィルタとラベルで分ける方が保守しやすくなります。

分類できなかったメールを捨てず、要確認へ逃がす経路を用意します。AI分類を追加する場合も、分類不能と低信頼度の扱いを先に決めます。

テストで確認する項目

本番運用で見る指標

Apps Scriptの実行履歴で失敗を確認し、トリガーの失敗通知を受け取れる状態にします。GmailやURL Fetchの割り当て、Google Chatのスペース単位の送信制限も公式資料で確認します。

Webhookは一方向通知です。送信失敗にはHTTPステータスを使い、一時的なエラーには指数バックオフを検討します。大量のメールを同じスペースへ短時間に送る場合は、1件ずつ投稿せず集約やキューを使います。

Apps Script方式が向かないケース

• 数秒以内の通知を業務要件にしている
• 1件も重複・欠落させない配信保証が必要
• 大量のメールを常時処理する
• メッセージ単位の状態と再送履歴を監査する
• 複数メールボックスを組織横断で扱う

この場合は、Gmail API、Google Cloudのイベント処理、キュー、監視基盤を含めて設計します。Apps Scriptは小規模な通知には向きますが、メッセージ配送基盤ではありません。

専門家に聞く運用判断

Expert Q&A

公開前に湯田へ確認すること

湯田英也SakuraAI株式会社 代表 / ソフトウェアエンジニア

Q. 最初に通知するメールはどう選びますか？

A. 見落としたときの損失が大きく、担当と次の行動が明確なメールです。全メールではなく、営業問い合わせや障害連絡など1種類から始めます。

Q. AIで本文を要約してChatへ送ってもよいですか？

A. 補助としては使えます。ただし、個人情報や契約情報を必要なく外部へ送らないこと、要約を正本にしないこと、低信頼度を要確認へ回すことが条件です。

Q. 通知が二重に飛ぶことがあります。原因は？

A. たいていは通知済みラベルを付ける前にChat送信でエラーが起きて、次の実行でまた拾ってしまうパターンです。『Chat送信が成功したらラベルを付ける』の順番を守り、既読条件ではなくラベルで対象を管理すれば防げます。

Q. 運用を始めてから何を改善しますか？

A. 通知の数ではなく、初回確認までの時間・未対応・重複・誤振り分けを見ます。ここが悪いときは、通知文を長くするより、対象条件と担当の割り当てを直すほうが効きます。

関連レシピ

分類、要約、返信下書きまで含めた設計はGmail自動化、フォーム回答の通知はフォーム回答をChatに通知する方法、双方向処理を含む全体像はGoogle Chat APIの解説を参照してください。

SakuraAIで支援できること

SakuraAIは、Gmailフィルタ、Apps Script、Google Chat通知、問い合わせ台帳まで設計・実装します。通知を作るだけで終わらせず、個人情報の境界、二重通知、失敗監視、正本、担当者の引き継ぎまで含めて構築します。

Reviewed by

監修者: 湯田英也

SakuraAI株式会社 代表 / ソフトウェアエンジニア

Google Chatの導入・移行、Google Workspace連携、Google Chat API / Webhook / Bot、Gmail・Meet・Drive・Calendarをまたぐ業務自動化領域を監修しています。

Google公式情報、各プロダクトの仕様、実務での運用・開発観点をもとに、企業が導入判断・運用設計・自動化設計を行える内容になるよう確認しています。

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